8 اپلیکیشن برای مدیریت بهتر کسب ­و کارهای کوچک

یگانه رحیمی

به عنوان صاحب یک کسب ­و کار یا مدیر یک کسب­ و کار کوچک، می­دانید که تلاش برای نظارت بر کار افراد و ایجاد هماهنگی بین وظایف مختلف کارمندان، ممکن است یک روز کامل کاری وقت ببرد. استفاده بهینه از زمان، چالشی همیشگی برای مدیران و صاحبان کسب ­و کارهای کوچک است و مدیریت معقول زمان به شما کمک می­کند بهره­وری و موفقیت خود را افزایش دهید. 

برای اینکه بتوانید کسب ­و کارتان را با ملایمت بیشتری مدیریت کنید و ارتباطات را ارتقا دهید و مطمئن باشید که هیچ وظیفه­ای فراموش نشده، ابزارهای مختلفی در دسترش شما هستند که در اینجا تعدادی از آنها را معرفی می­کنیم. اپلیکیشن­های ادامه مطلب به شما کمک می­­کنند کسب­ و کارتان را مدیریت کنید و به بهره برداری برسانید.

1) Genius Scan

سال­های سال همه به این فکر بوده­اند که کاری کنند در حوزه­های مختلف زندگی به استفاده از کاغذ احتیاجی نداشته باشیم، اما واقعیت این است که هنوز به چنین جایگاهی نرسیده­ایم؛ رسیدهای پرینتی، چک­ها، فرم­ها و کارت­های تجاری هنوز بخش پیچیده­ای از زندگی ما را تشکیل می­دهند. با این حال، تلاش انسان برای قدم برداشتن به سوی اتکای کمتر به کاغذ همیشه باارزش بوده و دیجیتالی شدن علاوه بر حفاظت از محیط زیست، مدیریت اطلاعات را نیز آسان­تر می­کند. 

به همین دلیل است که توصیه می­شود Genius Scan را به عنوان اپلیکیشنی مفید در اختیار داشته باشید. با این اپلیکیشن می­توانید با استفاده از دوربین موبایل یا ابزارهای دیگر، هر صفحه چاپی را اسکن کرده و فایل را ذخیره­سازی و سازماندهی کنید و از طریق گوشی برای کارمندان یا مشتریانتان بفرستید. چه قصد داشته باشید جای اسناد را عوض کنید یا نیاز داشته باشید یادداشت­هایی را خیلی سریع برای پایان­نامه یا تحقیق جدیدتان جمع­آوری کنید، Genius Scan کمک زیادی به شما می­کند. این اپلیکیشن برای هر سایز صفحه­ای که قابلیت عکس گرفتن داشته باشد، مناسب است. 

کل کاری که باید انجام دهید این است که با دوربین گوشی از سند مورد نظر عکس بگیرید و سپس با استفاده از این اپلیکیشن بقیه فرآیند را طی کنید. استفاده از آن به قدری آسان است که حتی وقتی اسکنر معمولی در دسترس شما است، ترجیح می­دهید از این اپلیکیشن استفاده کنید. وقتی عکس صفحه را می­گیرید، قسمت مورد نظرتان را در صفحه انتخاب کنید و قسمت­هایی را که نمی­خواهید از قاب حذف کنید. در اینصورت قالب تمیز و مرتبی از محتوای مورد نظر خواهید داشت. 

اما اسکن کردن یک سند پایان کار نیست و در صورت نیاز به آن، باید خیلی آسان قابل شناسایی و دسترسی باشد. اپلیکیشن Genius Scan ویژگی­هایی مانند OCR دارد که امکان جستجوی فایل­های اسکن شده را به وجود می­آورد. 

اگر شرایط کاری شما به گونه­ای است که با حجم زیادی از کاغذ روبه­رو هستید، این اپلیکیشن بسیار به شما کمک می­کند.

2) Basecamp

اپلیکیشن Basecamp که در سال 2004 تولید شده، یک ابزار مدیریت پروژه است که با اینترنت کار می­کند. با استفاده از Basecamp می­توانید با تیمتان در مورد پیشرفت­های آنها و پیشرفت­های خودتان ارتباط برقرار کنید. این اپلیکیشن سودمند این امکان را به وجود می­آورد که به صورت گروهی پروژه­ها را مدیریت کنید، گفتگوهای اینترنتی را بررسی کنید، ایمیل­ها و اسناد متنی را فوروارد کنید، لیست کارهای روزمره را چک کنید و قرارها را ثبت کنید و فایل­ها را به اشتراک بگذارید. 

نحوه کار این اپلیکیشن به گونه­ای است که اول آدرس ایمیلی مختص گروه کاری درست می­کند. سپس بیش از 50 نفر را به گروه دعوت می­کند. شما می­توانید اعضای گروه را هر زمان که خواستید، تغییر دهید. اکنون هر زمان که یکی از اعضا ایمیلی به آدرس ایمیل گروهی بفرستد، Basecamp آن ایمیل را به آدرس ایمیل دیگر اعضا فوروارد می­کند. پاسخ ایمیل­ها هم به همین شکل ارسال می­شود. 

مزیت استفاده از این نرم­افزار این است که هر زمان هر فردی در گروه قصد آغاز بحثی را داشته باشد، دیگر نیازی نیست آدرس ایمیل ده­ها نفر را در ذهن داشته باشید. در ضمن اگر فقط یک نفر فراموش کند که پاسخ را به همه اعضا بفرستد، این اپلیکیشن نمی­گذارد کسی بدون دریافت پیام باقی بماند. در نهایت، بحث­هایی که در گروه صورت می­گیرد، تنها برای اعضا قابل مشاهده­اند و تنها اعضا می­توانند به دیگران ایمیل بزنند. یعنی هیچ ایمیل «اسپمی» وجود ندارد و همه چیز به صورت کاملا شخصی اتفاق می­افتد. 

با چک کردن برنامه­ها از طریق Basecamp هم شما و هم همکارانتان، چه در خانه باشید یا محل کار، می­توانید در طول روز در یک صفحه مشترک کار کنید.

3) FilpTop

با FilpTop می­توانید بازاریابی رسانه­های اجتماعی خود را مدیریت کرده و سوابق جمعیت شناختی مشتریانتان را ثبت کنید. این اپلیکیشن چندکاره می­تواند به همه حساب­های کاربری رسانه­های اجتماعی که در آن عضو هستید، مثل فیس بوک و توییتر، متصل شود.

4) Expensify

اگر روی هزینه­های کسب ­و کارتان نظارت نداشته باشید، مدیریت آنها می­تواند به کار طاقت فرسایی تبدیل شود. اجازه ندهید دور بودن از دفتر کار، شما را از پیگیری حساب و کتاب­ها و دیگر هزینه­های کسب و کار دور کند. با Expensify به راحتی می­توانید رسیدهای خود را آپلود کنید، آنها را ذخیره­سازی کنید و تنها با لمس یک دکمه ماوس، گزارشی از هزینه­های خود ایجاد کنید. به محض اینکه این اپلیکیشن را روی گوشی خود نصب کنید، به سادگی از رسیدهای دریافتی خود عکس می­گیرید و Expensify آن را به یک گزارش مرتب تبدیل می­کند. 

با استفاده از این اپلیکیشن می­توانید با کارت اعتباری و حساب بانکی خود هماهنگ شوید تا حساب خریدهایتان را پیگیری کنید.

5) Bump

دیوید لیب، کارمند سابق شرکت تگزاس اینسترومنت، زمانی که دانشجوی رشته MBA دانشگاه شیکاگو بود، با ایده ساخت اپلیکیشن Bump مواجه شد. وقتی او وارد اطلاعات تماس گوشیiPhone خود شد، حس کرد که می­تواند فرآیند آن را توسعه دهد و با کمک دو تن از همکارانش اپلیکیشن Bump را ساختند. 

ارتباط شبکه­­ای با صاحبان دیگر کسب ­و کارهای کوچک، کارآفرینان یا افرادی در جامعه کسب­ و کار می­تواند در رشد کسب ­و کار شما مفید و موثر باشد. اپلیکیشن Bump امکان تبادل اطلاعات تجاری با دیگران را فراهم می­کند. از سال 2008 بیش از 8 میلیون کاربر به منظور تبادل اطلاعات از این اپلیکیشن استفاده کرده­اند. 

اپلیکیشن Bump اطلاعات تماس و عکس را از طریق اینترنت به دستگاه دیگری می­فرستد. برای استفاده، کاربران دو گوشی هوشمند، گوشی­های خود را به هم ارتباط می­دهند و ظرف مدت 5 تا 10 ثانیه، صفحه­ای روی هر دو گوشی ظاهر می­شود که هر کدام باید مطلبی را که می­خواهند بفرستند یا دریافت کنند، تایید کنند. البته حفظ امنیت اطلاعات شخصی از اولویت­های طراحان این اپلیکیشن بوده و هنگام استفاده از آن می­توانید تصمیم بگیرید اطلاعاتتان را با چه کسی به اشتراک بگذارید. 

این اپلیکیشن برای سیستم عامل­های iOS و اندروید قابل استفاده است.

6) Chargify

اگر کالای شما امکان ایجاد ثبت اینترنتی را دارد – حتی اگر خود کالا دیجیتالی نباشد – نرم افزار Chargify مناسب خواهد بود. این نرم افزار که به صورت نمودار طراحی شده این امکان را به وجود می­آورد تا کوپن­ها و سفارشات ویژه و نیز تاریخ انقضای خرید کالا و مهلت تمدید خرید را یکجا مدیریت کنید.

7) InDinero

یک دکه کوچک بستنی فروشی احتمالا به صورت سرانگشتی می­داند که روز قبل چقدر بستنی قیفی، چوبی یا فنجانی فروخته است. اما در مورد هزینه­هایی که برای انرژی مصرف شده برای خنک نگه داشتن یخچال، درست کردن مواد بستنی، اجاره مکان، هزینه تبلیغات و... صرف کرده، چطور؟ در کل، حتی مغازه­های بسیار کوچک نقل و انتقالات مالی زیادی دارند و ارزیابی دقیق محاسبات مالی یک کسب ­و کار، بسیار مشکل است. در چنین شرایطی، اپلیکیشن inDinero کاربرد خواهد داشت. این پایگاه آنلاین، با دریافت اطلاعات از حساب بانکی یا کارت اعتباری یک صاحب کسب ­و کار، نه تنها اطلاعات مالی فعلی او را ارایه می­دهد، بلکه میزان بودجه آینده او را پیش­بینی می­کند و پیشنهاداتی را ارایه می­دهد.

8) FreshBooks

فاکتورنویسی کاری مشابه نوشتن گزارش هزینه­ها است. چه خودتان فاکتوری را تهیه کنید، چه آن را دریافت کنید و یا هر دو، نگه داشتن فاکتورها در یک قالب یکپارچه که دسترسی به آن آسان باشد، دردسر بزرگی است. 

نرم افزار FreshBooks این کار را برای صاحبان کسب ­و کارهای کوچک و مشاوران مالی، با اتوماتیک­سازی مراحل مختلف فرآیند فاکتورنویسی تسهیل کرده است. 

با استفاده از اپلیکیشن­هایی که نام برده شد، می­توانید کسب­ و کارتان را ساده و موثر کنید و کمک کنید شرکتتان به سوی اهدافی که تعیین کرده­اید، حرکت کند. هر اپلیکیشن می­تواند در حوزه­های مختلف، از جمله نظارت بر عملیات کسب ­و کار، ارتباط بین کارمندان و خدمات مشتری به شما کمک کند.کار کردن با بهره­وری بالا باعث می­شود مطمئن باشید که هر جنبه از مدیریت کسب­ و کارهای کوچک با کیفیت و مراقبت مدیریت می­شود، نه به صورت تصادفی. اگر با ابزارهای مناسب، عملیات کسب­ و کار را ساده­تر کنید، استرس کمتری به شما وارد می­شود و در ضمن بیشتر از کارتان لذت می­برید.