«نرم افزار به عنوان خدمات»؛ افزایش‌دهنده بهره‌وری کسب‌و‌کارها

رضا شرفی

کسب و کار‌ها همیشه با مسالهٔ بهره‌وری دست به گریبان بوده‌اند. وقتی که کامپیو‌تر تازه وارد دنیای کسب و کار شده بود، آن را کلید حل همه مشکلات می‌دانستند و تا حدودی همین طور هم بود. با وجود این، امروزه بسیاری از کارکنان شرکت‌ها چندان دل خوشی از واحد آی.‌تی سازمان‌شان ندارند چون برخی از فعالیت‌های این واحد را، عامدانه یا غیرعامدانه، مانعی برای انجام کار‌هایشان می‌بینند. اما حالا شیوه‌های نوین ارائه خدمات نرم افزاری می‌تواند بسیاری از این مسائل و مشکلات را برطرف کرده و کمک کند که ‌جریان کاری شرکت با کارایی بیشتری پیش برود. ادامه مطلب را از دست ندهید.

صورت مساله

سال‌هاست که صاحبان کسب و کار‌ها، داشتن پیشرفته‌ترین زیرساخت‌های شبکه‌ای را یک امتیاز مهم می‌دانند و معتقدند که هرچه سیستم‌های بهتر و پیشرفته‌تری داشته باشند، بهره‌وری‌شان بالا‌تر می‌رود. اما روی دیگر سکه این است که اداره کردن این فناوری‌های مدرن، چه در بخش سخت‌افزاری و چه در بخش نرم‌افزاری دائماً پیچیده‌تر شده و نیازمند استفاده از نیروهایی تمام‌وقت است که موجب بالا رفتن هزینه‌ها می‌شود. 

لیست زیر، برخی از مشکلاتی را نشان می‌دهد که معمولا شرکت‌ها در کاربرد فناوری با آن‌ها مواجه می‌شوند، مخصوصاً اگر مجبور شده باشند که از فناوری استفاده کنند: 

- برنامه‌ها زیادی پیچیده‌اند و حتی انجام کارهای ساده وقت زیادی می‌برد. 
- کارمندان مختلف، نسخه‌های متفاوتی از یک سند یا فایل دارند که باعث سردرگمی می‌شود. 
- اگر کسی سر میز خودش نباشد، انجام کار‌ها سخت می‌شود. 
به روز نبودن و کندی نرم‌افزار‌ها تحت‌تاثیر محدودیت‌های ناشی از برنامه‌های قدیمی شرکت.

راه‌حل

وجه مشترک همه مشکلات فوق، این است که به حوزهٔ اصلی فعالیت شرکت مربوط نیستند، اما در عین حال جریان کار را مختل کرده و کلاً روند کار همه را کند می‌کنند. پاسخ بسیاری از این مشکلات در این است: «نرم‌افزار به عنوان خدمات» (SaaS) که به آن نرم‌افزارهای «آماده به محض درخواست» (on demand software ) هم می‌گویند. این شیوهٔ افزایش بهره‌وری، بسیار کارآمد‌تر از شیوهٔ قدیمی است چون بسیاری از مشکلات مربوط به مدیریت فناوری را از بین می‌برد.

«نرم‌افزار به عنوان خدمات» چیست؟

نرم‌افزار به عنوان خدمات، شیوه جدیدی از ارائه خدمات نرم‌افزاری از طریق اینترنت و با پرداخت هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه است. در واقع، به جای اینکه نرم‌افزار در محل شرکت روی چندین کامپیو‌تر نصب شود، به صورت اینترنتی در اختیار هر کس که آن را لازم داشته باشد قرار می‌گیرد. یک مثال خوب برای توضیح این مطلب ایمیل است. سال‌ها در کسب‌وکار‌ها برای ارتباط ایمیلی از برنامه‌هایی مثل Outlook استفاده می‌شد، اما حالا خدمات ایمیل اینترنتی مانند Gmail و Outlook.com محبوبیت بیشتری یافته است چون هم سریع‌تر است و هم در همه جا در دسترس. 

در این روش، استفاده از نرم‌افزار سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر است؛ لازم نیست مشتری هزینه‌هایی برای تهیه سخت‌افزار یا برای استقرار و راه‌اندازی صرف کند؛ ضمن آنکه وظیفهٔ مدیریت و اجرای نرم‌افزارها با حداکثر کارایی و امنیت، بر عهده شرکت ارائه دهنده این خدمات است. 

همچنین با توجه به اینکه در این روش نرم‌افزار به عنوان نوعی خدمات ارائه می‌شود، فروشنده مجبور است تمام تلاشش را بر بهبود خدمات رسانی به مشتریانش متمرکز کند و چون کیفیت خدماتی که ارائه می‌دهد به صورت ماهانه مورد قضاوت قرار می‌گیرد دائما باید به فکر نوآوری و ارائه خدمات رضایت‌بخش‌تر باشد. 

این شیوه نسبت به مدل سنتی خرید نرم‌افزار و نصب و نگهداری آن بر روی سرورهای خود شرکت، مزایای فراوانی دارد که دلیل استقبال گسترده از آن در سال‌های اخیر نیز همین است. از جمله این مزایا می‌توان به این موارد اشاره کرد:

1- کاربری آسان

برنامه‌های ارائه‌شده به صورت نرم‌افزار به عنوان خدمات بر روی هر نوع کامپیوتر، هر جا و هر زمان که بخواهید در دسترس‌تان است. با توجه به اینکه امروزه بیشتر مردم با نحوه استفاده از اینترنت آشنا هستند استفاده از برنامه های مبتنی بر وب نیز بسیار ساده و یادگیری آنها سریع و بی دردسر است.

2- کاهش هزینه‌‌ها

با توجه به اینکه نرم‌افزار به عنوان خدمات به صورت اشتراک ماهانه یا سالانه ارائه می‌شود، هزینه‌ای برای خرید امتیاز نرم‌افزار صرف نمی‌شود و هزینه‌های مدیریت آی.تی از جمله هزینه‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری و پرسنلی نیز کاهش می‌یابد. به این ترتیب، "نرم‌افزار به عنوان خدمات"، در بالا بردن بهره‌وری کسب وکار بسیار موثر است. اما این دلیل کافی نیست تا صاحبان کسب و کار سیستم‌های قدیمی‌شان را کنار بگذارند. برتری اصلی آن نسبت به نمونه‌های قدیمی نرم‌افزارهای دسکتاپ، پایین آوردن هزینه‌هاست. به کمک «نرم افزار به عنوان خدمات»، کسب و کارهای کوچک می‌توانند واحد آی.‌تی را کاملا حذف کرده و تمام توان‌شان را بر پیشبرد فعالیت اصلی‌شان متمرکز کنند.

3- به‌روزرسانی سریع و بی‌دردسر

مشتری این خدمات با پرداخت هزینه اشتراک، می‌تواند از همه امکانات و ابزارهای برنامه‌های مورد نظرش استفاده کند و بر خلاف شیوه سنتی که معمولا به‌روزرسانی نرم‌افزارها هر شش ماه یک‌بار یا سالی یک‌بار انجام می‌شود، در این شیوه جدید نرم‌افزارها دائما به روزرسانی می‌شوند، بهبود می‌یابند و بلافاصله در اختیار مشتری قرار می‌گیرند. در واقع از آنجا که ارائه‌دهنده این خدمات نرم‌افزاری خودشان مسئولیت همه فرایندهای به‌روزرسانی و بهبود نرم‌افزارها را به عهده دارد لازم نیست مشتری نگران به‌روزرسانی و دانلود یا نصب نسخه‌های جدید برنامه‌ها باشد.

4- یکپارچگی کامل و بی نقص

امروزه ارائه‌کنندگان "نرم‌افزار به عنوان خدمات"، برنامه‌هایی اختصاصی برای شرکت‌ها ارائه می‌کنند که در عین حال می‌تواند به خوبی با برنامه‌های از پیش موجود مانند سیستم‌هایERP یا دیگر برنامه‌های افزایش بهره‌وری شرکت‌ها یکپارچه شود.

5- تسهیل همکاری‌های آنلاین

با اینکه ایمیل برقراری ارتباط و اشتراک فایل‌ها را برای کسب و کار‌ها آسان‌تر کرده، اما هنوز هم به‌‌ همان شیوه‌های قدیمی پردازش اطلاعات اتکا دارد. اگر روی سندی ویرایش و اصلاحاتی انجام شود، حتی اگر بسیار جزئی باشد، نسخه جدید را به همهٔ افراد مرتبط ایمیل می‌کنند تا آن را جایگزین فایل قدیمی کنند. اما امروزه خدمات همکاری آنلاین قواعد بازی را عوض کرده و این امکان را فراهم کرده که چند نفر سندی را با هم به اشتراک بگذارند. فایل‌ها در یک سرور مرکزی ذخیره می‌شوند و همه‌‌ همان فایل مشترک را می‌بینند و هر تغییری به طور خودکار روی آن ثبت شده و همه تغییرات قابل ردگیری است. به راحتی می‌شود دید که چه تغییراتی روی سند داده شده و چه کسی و چه وقت این تغییرات را داده است. این امکان برای پروژه‌هایی که افرادی از جاهای مختلف روی‌ آن کار می‌کنند، واقعا عالی است. به این ترتیب یکی می‌تواند از خانه‌اش پیگیری کند که اعضای تیمشان چه کارهایی را پیش برده‌اند و حتی امکان می‌دهد که افرادی از قاره‌های مختلف هم‌زمان با هم کار کنند. 
اما با وجود همه این مزیت‌ها، شاید بهتر باشد قبل از اینکه یک‌باره به استفاده از خدمات مبتنی بر وب روی بیاورید مدتی آن را امتحان کنید. امروزه بهترین راهی که پیشنهاد می‌شود انتخاب یک رویکرد دوگانه و افزایش تدریجی استفاده از خدمات نوین تحت وب است، با این کار روند انتقال به خوبی و بدون اشکال انجام می‌شود و در جریان کار روزمره کسب و کارتان هم وقفه‌ای ایجاد نمی‌شود.