استفاده مناسب از نرم‌افزار = افزایش‌ بهره‌وری کسب‌وکار

شهرزاد انوری

اغلب افراد قبول دارند که میزان بهره‌وری (productivity) کسب‌و‌کار‌ها، به میزان توانایی مدیران‌شان در اجرای موفق استراتژی‌های کلی‌‌شان بستگی دارد. اما چه عامل دیگری تضمین‌کننده موفقیت یک کسب و کار است؟ شرکت‌هایی موفقند که کارکنانی علاقه‌مند و کارآمد داشته باشند تا هدف‌هایی را که در راستای استراتژی‌های کلی آن سازمان است، عملی کنند. 

پس اگر "تحقق اهداف"، کلید اصلی ساختن یک کسب و کار موفق است، گام‌هایی که کارآیی کسب وکار شما را افزایش می‌دهد تا اهداف استراتژیک‌تان را بهتر عملی کنید، کدامند؟ چگونه می‌فهمید که اهداف کسب و کارتان همراستا با استراتژی‌های شرکت است و کارایی نیروی انسانی‌تان در بالا‌ترین حد است تا در نتیجه کسب و کارتان به بالا‌ترین سطح بهره وری دست یافته و بهترین نتایج را برایتان به ارمغان بیاورد؟ ادامه مطلب را از دست ندهید.

بر‌ترین مزایای «نرم‌افزارهای افزایش بهره‌وری کسب و کار»

استفاده از فناوری برای به حداکثر رساندن بهره‌وری کسب و کار، راهی است برای درک بهتر موفقیت واقعی شرکت‌ها. نرم‌افزارهای افزایش بهره‌وری، تضمین می‌کند که سازمان‌ها ابزار لازم را برای موفقیت در پیشبرد هرروزهٔ اهداف استراتژیک‌شان و حفظ رونق کسب و کارشان در اوضاع اقتصادی کنونی، در اختیار دارند. از جمله نشانه‌های افزایش بهره‌وری کسب‌وکار‌ها، می‌توان به اتوماسیون فرایندهای کاری اشاره کرد که امکان برقراری ارتباط سریع‌تر در زمینه موضوعات استراتژیک، صرف زمان بیشتر برای اولویت‌های استراتژیک و افزایش سرعت تکمیل پروژه‌ها را فراهم می‌کند. 

علاوه بر این، «نرم‌افزارهای افزایش بهره‌وری کسب‌وکار» از راه‌های دیگری هم منجر به کارایی بیشتر فرایندهای کسب و کار و دستیابی به بهترین نتایج می‌شوند که برخی از آنها عبارتند از:

1- ایجاد فضایی باز برای برقراری ارتباط

این نرم‌افزار‌ها با ارائهٔ اطلاعات مربوط به ارزیابی کارایی سازمان در چارچوب یک فضای رسمی آنلاین، به مدیران کمک می‌کنند که راحت‌تر دربارهٔ استراتژی‌های کسب و کارشان با یکدیگر بحث و گفتگو کرده و اهداف و برنامه‌هایی قابل سنجش را برای کارکنان تعریف کنند که در جهت اهداف کلی شرکت‌شان باشد. آنها همچنین با ایجاد امکان بهتر دیده شدن، به کارکنان شرکت کمک می‌کنند که تصویری کلی از سازمانی که در آن کار می‌کنند به دست آورده و بهتر بتوانند میان اهداف و برنامه‌های فردی و اهداف تجاری شرکت ارتباط برقرار کنند. در نتیجه، علاقه و انگیزهٔ آن‌ها بیشتر شده و سطح بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد.

2- ایجاد ارتباط مجازی بین گروه‌های کاری شرکت

این نرم‌افزار‌ها با امکان ایجاد پورتال‌هایی برای کارکنان و سایت‌هایی برای گروه‌های کاری، به افراد و تیم‌ها کمک می‌کنند که با کارایی بیشتری از نقاط مختلف سازمان با یکدیگر همکاری داشته باشند. در واقع، این نرم‌افزارها، فاصله بین کارکنان را از بین برده و آنها را قادر می‌سازند که با استفاده از امکاناتی که فناوری‌های جدید در اختیارشان قرار می‌دهد، به همکاران‌شان که روی پروژه‌های مشابهی کار می‌کنند دسترسی یابند و یا از سراسر سازمان متخصصانی را پیدا کنند که به پرسش‌های آن‌ها پاسخ داده و به حل مسائل‌شان کمک کنند.

3- بالا بردن انگیزهٔ کارکنان با استفاده از فناوری

با استفاده از اطلاعاتی که در یک "سیستم ارزیابی کارآیی آنلاین" گردآوری می‌شود، مدیران می‌توانند مهارت‌های کنونی کارکنان خود را با مهارت‌های مورد نیاز برای ترفیع شغلی یا دیگر شیوه‌های پاداش‌دهی مقایسه کرده و نشان دهند که مدیرانی هستند که در تمام مدت سال به سیر پیشرفت کارکنان‌شان توجه دارند. این ابزار‌ها همچنین به مدیران کمک می‌کند که راحت‌تر بررسی‌های لازم را انجام داده و در صورت لزوم کارمندی را به واحد دیگری بفرستند که موجب افزایش کارایی او شود. و اگر موانعی بر سر کارایی مناسب کارکنان وجود داشته باشد، مدیران می‌توانند علل آن را بررسی کرده و با تخصیص بهتر منابع یا آموزش‌های بیشتر این مشکلات را برطرف کنند.

4- نظارت بر میزان بهره‌وری کسب وکار

راهکارهای آنلاینِ افزایش بهره‌وری کسب‌وکار، مدیران را قادر می‌سازد که راحت‌تر بر تمام مراحل پیشرفت کار و تکمیل پروژه‌ها نظارت کرده و در صورت لزوم فوراً به رفع نقاط ضعف و یا ارائهٔ آموزش‌های بیشتر بپردازند تا پروژه‌ها در محدودهٔ زمانی تعیین شده به نتیجهٔ مطلوب برسد. این فرایند، بهره‌وری کسب‌وکارتان را بالا می‌برد چون در این صورت نیروهای انسانی شرکت‌تان دائما در حال یادگیری مهارت‌های جدیدند و با غلبه با چالش‌ها همواره در تلاش برای رسیدن به بالا‌ترین سطح توان‌شان هستند. طبعیتاً کارمندان هشیار، باانگیزه و رضایتمند، با جدیت بیشتری کار می‌کنند. با تشویق موفقیت‌ها و دستاوردهای آن‌ها به شیوه‌های مالی و غیرمالی، همواره می‌توانید نیروی انسانی سازمانتان را دل‌گرم نگه دارید.

5- تجزیه و تحلیل میزان کارایی

فناوری‌های نوین با ایجاد امکان گزارش‌گیری‌ و تحلیل‌های پیشرفته به شما کمک می‌کند که شناختی عمیق از میزان کارایی کسب‌وکارتان، اولویت‌های مشتریان‌تان و نیز روندهای بازار به دست آورید. به علاوه، مدیران اجرایی و تجاری شما می‌توانند با دسترسی به شاخص‌های سنجش بهره‌وری و گزارش‌های تحلیلی و با استفاده از این اطلاعات، با همکاریِ یکدیگر استراتژی‌های شرکت را تعیین و یا بازبینی کنند.

نتیجه‌گیری

در مجموع کارکنان یک شرکت می‌خواهند که جدیت و سخت‌کوشی‌شان مورد توجه و قدردانی قرار گیرد. نرم‌افزارهای افزایش بهره‌وری کسب‌وکار، می‌تواند پلی باشد بر شکاف ارتباطاتی سازمان‌‌ و به تک‌تک اعضای گروه‌های کاری شرکت‌تان این پیام را برساند که ارزش‌های‌شان قدر دانسته می‌شود. به این ترتیب با داشتن نیروی انسانی که با بالا‌ترین قابلیت‌هایشان کار می‌کنند، کسب و کار شما هم به صورت منسجم و هماهنگ در جهت اهداف و استراتژی‌هایش پیش خواهد رفت و کارکنانی علاقه‌مند، کارآمد و وفادار به سازمان خواهید داشت. احساس ارزشمندی و قدر دانسته شدن، رمز احساس تعلق کارکنان به سازمان است که خود کلید رسیدن به بالا‌ترین سطح بهره‌وری در کسب‌وکارتان است.

4 چنپ مثال از نرم‌افزارهای مفید:

با وجود همه مطالبی که گفته شد، هنگام استفاده از تکنولوژی برای افزایش بهره­وری کاری، نکته مهم این است که در تهیه محصولات تکنولوژیک افراط نکنیم، چون گاهی این محصولات مطابق نیازهای ما نیستند. درست است که ابزارهای زیادی وجود دارند که می­توانند کیفیت کسب­وکار ما را بهتر، کارآمدتر و مفیدتر کنند، اما اگر با نیازهای ما همخوانی نداشته باشند، به درد کسب­وکار ما نمی­خورند. در اینجا تعدادی از ابزارهای تکنولوژیک را که می­توانند به بهره­وری کاری شما کمک کنند، معرفی می­کنیم:

1- نرم افزارهای مدیریت مالی

نرم افزارهای مدیریت مالی ­به شما در بررسی فروش و هزینه­ها، نظارت بر خرید صورت کالا، مدیریت جریان نقدی، نظارت بر لیست حقوق، بررسی دریافتی­ها و دیگر اهداف مالی کمک می­کنند. در این راستا، برنامه­های حسابداری ابزار ارزشمندی برای مدیریت مالی کسب­وکار هستند؛ چه برای نیازهای مشخص روزانه و چه انجام تحلیل­هایی برای یک موضوع خاص. کسب­وکارهایی که نیازهای مالی پیچیده­تری دارند، ممکن است به بسته­های نرم افزاری مالی خاص­تری هم نیاز داشته باشند. 

نرم افزار Microsoft Money یکی از این نرم افزارهای مالی است که با استفاده از ویژگی­های آن می­توانید امور مالی و بودجه شرکت خود را مدیریت کنید، سرمایه­گذاری­ها را پیگیری کنید و برای پرداخت مالیات­هایتان برنامه­ریزی کنید. همچنین نرم افزارهای Quicken، Expensr، Gnu Cash، Wesabe، AceMoney و... دیگر نرم افزارهای مدیریت مالی هستند که می­توانند در افزایش بهره­وری کاری شما موثر باشند.

2- نرم‌افزارهای بانکداری آنلاین و موبایل

خدمات بانکداری آنلاین، مانند اپلیکیشن «بانکداری آنلاین کسب­وکار»، روش مناسبی را برای مدیریت حساب­ها، پرداخت فاکتورها و صورتحساب­ها، انتقال صندوق­ها و نیازهای دیگر، ارایه می­دهد. همچنین با پیشرفت­هایی که در تکنولوژی موبایل صورت گرفته، مدیریت مالی کسب­وکار از هر زمان دیگری ساده­تر شده است. تکنولوژی بانکداری موبایل این امکان را به وجود می­آورد که حساب­های خود را طوری زیر نظر داشته باشید که ترازهای جاری خود را ببینید، اطلاعات حسابتان را چک کنید و بدانید آیا چک­هایتان پاس شده­اند یا نه. حتی اگر گوشی هوشمند در اختیار ندارید، بانکداری از طریق پیام کوتاه به شما کمک می­کند، وقتی به کامپیوتر دسترسی ندارید، با گوشی موبایل خود بر کسب­وکارتان نظارت داشته باشید.

3- نرم افزارهای CRM

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) این امکان را به وجود می­آورد که داده­های مرتبط با مشتری را استخراج کنید تا فرصت­های استفاده نشده در کسب­وکار را کشف کنید. این ابزار می­تواند به شما بگوید که بهترین مشتری شما چه کسی است، کدام تکنیک­های بازاریابی و فروش موفق­ترند و کجا می­توانید خدمات مشتری خود را توسعه دهید. مزایای متداول استفاده از نرم افزار CRM عبارتند از: افزایش درآمد فروش، کوتاه­تر شدن چرخه­های فروش، افزایش احتمال ابقای مشتری و کاهش هزینه­های فروش و بازاریابی.

4- نرم‌افزارهای بازاریابی آنلاین

تکنولوژی آنلاین نقش مهمی در بازاریابی کسب­وکار شما خواهد داشت. یک وب سایت می­تواند کاربردی مثل یک بروشور آنلاین داشته باشد و با مشتریانتان در مورد کسب­وکار و محصولات و خدماتی که ارایه می­کنید، ارتباط برقرار کند. وب سایت­های قوی­تر حتی می­توانند برای مشتریان این امکان را به وجود آورند که سفارشات خود را در سایت ثبت کنند، سوالاتشان را بپرسند و وقت ملاقات برای دیدار با مسوولین شرکتی را تنظیم کنند. همچنین خبرنامه­ها و کمپین­های ایمیل می­توانند آگاهی دیگران را نسبت به شرکت شما توسعه دهند و با مشتری ارتباط برقرار کنند. 

یکی از این ابزارهای بازاریابی آنلاین، Userfly است که بازدید کاربران از وب سایت شما را به صورت آنی بررسی می­کند و آن را ثبت می­کند. بعد از آن می­توانید موارد ثبت شده را پلی بک کنید و هر حرکت ماوس یا فعل و انفعالی که بازدیدکننده در سایت شما انجام داده، مرور کنید. نرم افزارهای Clicktale و Crazyegg نیز کاربردهای مشابهی دارند. 

نرم افزار AWeber نیز نرم افزار بازاریابی ایمیل است که ایجاد لیست ایمیل و برقراری ارتباط با مشتریان آینده را برای شما تسهیل می­کند. 

با استفاده از ابزار دیگری به نام Google Website Optimizer، ساخت شرکت گوگل، می­توانید صفحات پیشنهادی خود را به صورت تصادفی به بازدیدکنندگان سایت خود نشان دهید و ترکیب­های مختلف محتوای موجود بر روی صفحات خود را تست کنید و میزان رضایتمندی بازدیدکنندگان را مشاهده نمایید.